Avaliar com atenção o custo total de propriedade e não se deixar levar por promessas imediatistas de economia na hora de escolher as soluções de TI. Esse é o conselho de Gustavo Dias, diretor de Tecnologia da Informação da Universidade do Sul de Santa Catarina (Unisul).
A instituição - que possui cinco campi, 2,5 mil funcionários e mais de 30 mil alunos cursando graduação, especialização, mestrado, seqüencial e extensão - está concluindo um projeto de migração de seu sistema de correio eletrônico baseado em open source para o Microsoft Exchange Server 2003. O motivo? A confiabilidade e o custo da ferramenta de e-mail da Microsoft. “O gasto com suporte é maior na plataforma de código aberto. Por isso quando se fala em software livre os profissionais mais experientes encaram com ceticismo”, afirma Dias.
Para ele, no momento de fazer os cálculos é necessário considerar uma variante difícil de mensurar, mas muito importante: o custo da indisponibilidade. “A ferramenta que usávamos apresentava muitos problemas de entrega da mensagem. Isso fez com que os profissionais, aos poucos, fossem abandonando-a e recorrendo a e-mails particulares”, conta.
A instabilidade do serviço também sobrecarregava a equipe de tecnologia, que recebia inúmeras queixas dos usuários. “O administrador passava a maior parte do dia envolvido com incidentes no sistema e conseguia dedicar pouco tempo à gestão da ferramenta”, destaca Rodrigo Santana, coordenador de infra-estrutura de TI da Unisul.
A universidade também enfrentava problemas relacionados à criação de diversas contas com o mesmo login e à carência de recursos da aplicação de webmail. Em 2005, a instituição começou a estudar alternativas para migrar o sistema. O resultado foi a escolha do Microsoft Exchange Server 2003, do Microsoft Windows Server 2003, com seu serviço Active Directory, e do Microsoft Systems Management Server 2003 (SMS).
A Unisul contou com a ajuda da Teletex, parceira Microsoft. “Na proposta ressaltamos as vantagens técnicas de migrar de uma solução simples de e-mail para uma ferramenta de colaboração, como o Exchange, que inclui funcionalidades como compartilhamento de calendário e agendamento coletivo de reuniões”, explica Rodrigo Mielke, consultor de soluções de TI da Teletex.
O projeto teve início em Novembro 2006 e foi dividido em etapas. A primeira fase envolveu o planejamento e especificação de versões de hardware e software. Em seguida a Unisul desenhou os diretórios e instalou o Exchange 2003, o Windows Server 2003 Active Directory e o Systems Management Server 2003 (SMS). Em fevereiro de 2007 a universidade migrou as contas dos funcionários e os e-mails coletivos de departamentos, totalizando 3.294 caixas de correio eletrônico.
A meta é concluir a implementação em janeiro de 2008. “Estamos finalizando a configuração das 2,5 mil estações de trabalho no Active Directory e terminando o cadastramento dos e-mails dos alunos”, conta Santana.